PDF Tools — Tipps & Tricks

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Das Manual erklärt jede Funktion, die Beispiele zeigen die Arbeitsabläufe. Hier geht es um das, was beides voraussetzt, aber selten dabeisteht: warum der Datenschutz hier das eigentliche Argument ist, welche Grenzen du kennen solltest und wann welcher Konvertierungs-Weg der richtige ist.

Datenschutz ist hier das Verkaufsargument

Der wichtigste Unterschied zu den meisten Online-PDF-Diensten: Deine Dateien verlassen dein Gerät nie. Es gibt keinen Upload und keinen Server, der deine PDFs verarbeitet — jede Operation läuft per JavaScript lokal in deinem Browser.

Sensible Dokumente sind unbedenklich. Verträge, Gehaltsabrechnungen, Personaldaten, interne Reports, ausgefüllte Anträge — was nie hochgeladen wird, kann auch nicht auf einem fremden Server liegen bleiben oder abgegriffen werden. Bei klassischen „PDF online zusammenführen"-Diensten landet dein Dokument dagegen auf deren Infrastruktur.
Kein Server für die Verarbeitung. Die eigentliche Arbeit braucht keinen Server. Offline klappt sie aber nur, solange dein Browser die Skripte aus seinem Cache liefern kann — Viewer und Rich HTML laden ihre Bibliotheken bei jedem Durchgang neu.
Kein Konto, keine Installation. Kein Login, keine Desktop-Software, keine Datenspur.

Wenn dich jemand fragt, ob ein Online-PDF-Tool für eine vertrauliche Datei „okay" ist, ist genau das die Antwort: Ein rein clientseitiges Tool wie dieses ist es, ein Upload-Dienst eher nicht.

Das 50-MB-Limit und große Dateien

PDFs im Viewer & Editor, bei Merge und Split sowie Bilder bei Images → PDF dürfen bis 50 MB groß sein; größere weist das Tool ab. Das ist kein Server-Limit, sondern ein Schutz für den Arbeitsspeicher deines Browsers — die gesamte Verarbeitung passiert ja lokal.

Bei sehr großen oder seitenreichen PDFs kann die Verarbeitung im Browser merklich dauern oder, je nach Gerät, an Speichergrenzen stoßen. Ein älteres Notebook tut sich mit einem 300-seitigen Scan schwerer als ein aktueller Desktop.
Workaround über Split: Musst du nur an einem Teil eines riesigen PDFs arbeiten, lös zuerst die relevanten Seiten heraus (Split) und arbeite dann mit dem kleineren Auszug weiter.
Bilder vorher verkleinern. Hochauflösende Fotos blähen ein Images → PDF stark auf. Bei nicht-PNG/JPEG-Formaten (WebP, GIF, BMP, TIFF) rastert das Tool ohnehin über ein Canvas und deckelt die Kantenlänge bei 4000 px — sehr große Bilder bringen also keinen Mehrwert, kosten aber Speicher. TIFF klappt dabei nur in Browsern, die TIFF selbst anzeigen können (Chrome und Firefox etwa nicht); sonst wandelst du die Dateien vorher nach PNG um.

Simple HTML oder Rich HTML? Die wichtigste Entscheidung

Der Convert-Tab bietet zwei HTML-Wege, die sich grundlegend unterscheiden — die Wahl entscheidet über die Qualität deines Ergebnisses:

Simple HTML (pdfmake) übersetzt das Markup in echten PDF-Text. Das Ergebnis ist durchsuchbar, kopierbar und kompakt — aber CSS-Styling wirkt nicht, und den Inhalt von <style>- oder <script>-Blöcken setzt das Tool als Text ins PDF; entferne sie vorher. Nimm das, wenn der Inhalt zählt und das Layout schlicht sein darf.
Rich HTML (html2pdf.js) rendert die Seite visuell wie ein Browser — mit CSS, Farben, Flexbox, Bildern. Dafür ist die Ausgabe gerastert: Die Seite landet als Bild im PDF, der Text ist nicht auswählbar oder durchsuchbar, und die Datei wird größer.

Faustregel: Durchsuchbarer Text → Simple HTML oder Markdown. Pixelgenaue Optik → Rich HTML. Bei Rich HTML steuert die Option Quality Scale die Auflösung: 1× ist schnell, 2× der Standard, 3× für den Druck — höhere Skalierung bedeutet schärfer, aber langsamer und größer.

Rechne bei Rich HTML nicht mit JavaScript: Das Tool entfernt vor dem Rendern alle Skripte und Event-Handler. Was erst ein Skript ins Dokument schreibt (Diagramme, nachgeladene Inhalte), fehlt im PDF. Erzeug solche Inhalte vorher als statisches HTML oder als Bild.

Durchsuchbarer Text, OCR und Scans

Markdown und Simple HTML erzeugen echten Text — darin kannst du später suchen und Text markieren. Das ist der unsichtbare, aber große Vorteil gegenüber Bild-PDFs.
Es gibt kein OCR. Die Funktion Text (im Viewer & Editor) und die Text-Extraktion lesen nur einen vorhandenen Text-Layer aus. Ein reines Scan-PDF ohne Text-Layer liefert deshalb kaum etwas — das ist kein Fehler, sondern fehlende Texterkennung. Für solche Fälle brauchst du ein dediziertes OCR-Werkzeug.
Das Info-Feld „Tagged" stammt aus dem AcroForm-Flag des PDFs und sagt eher etwas über vorhandene Formularfelder aus als über eine echte Tagged-PDF-Struktur. Lies dort nicht zu viel über echte Barrierefreiheit hinein.
Text aus passwortgeschützten PDFs: Info und Text im Viewer & Editor lesen keine Dateien mit Öffnungspasswort. Der Umweg führt über Split: Datei laden, Passwort eingeben, als Seitenangabe 1-end eintragen, Split — die heruntergeladene Kopie ist ungeschützt, und Text liest sie im Viewer problemlos.

Fehlende Zeichen: Pfeile, Häkchen und Emoji

Creator, Markdown und Simple HTML setzen alles in Roboto. Die Schrift kennt Lateinisch, Griechisch und Kyrillisch, aber keine Pfeile, kein ✓ oder ☐, keine sonstigen Symbole, keine CJK-Schriftzeichen und keine Emoji. Solche Zeichen würde die PDF-Bibliothek stillschweigend weglassen — das Tool warnt dich deshalb nach Generate PDF mit „Not in the PDF font, left out: …" und nennt die betroffenen Zeichen.

Ersetzen statt verlieren: → wird zu ->, ✓ zu [x]. Markdown-Aufgabenlisten (- [ ], - [x]) setzt das Tool ohnehin als [ ] und [x].
Wenn Sonderzeichen unverzichtbar sind, nimm Rich HTML: Dort rendert der Browser den Text mit den Schriften, die auf deinem System verfügbar sind — um den Preis eines gerasterten PDFs ohne durchsuchbaren Text.

Seitenangaben und Passwörter in Merge & Split

Die Seitensyntax in Use pages (Merge) und Extract page ranges (Split) kann mehr, als das Eingabefeld vermuten lässt:

Reihenfolge umbauen: Split mit 3, 1, 2, 4-end stellt Seite 3 nach vorn und behält den Rest dahinter — so sortierst du ein einzelnes PDF um, ohne Merge.
Dokument umdrehen: end-1 gibt alle Seiten rückwärts aus, praktisch für verkehrt herum gescannte Stapel.
Mehrere Auszüge in einem Rutsch: 1-5; 6-10; 11-end erzeugt beim Split drei Dateien, die du mit Download all (ZIP) gesammelt herunterlädst.
Seiten doppeln: 1, 1 übernimmt eine Seite zweimal — etwa ein Deckblatt, das vorn und hinten stehen soll.
Passwörter fallen weg: Merge und Split speichern ihr Ergebnis immer ohne Passwortschutz, auch wenn die Quelle geschützt war. Das ist bequem für die Weiterverarbeitung, aber bedenke es, bevor du die Datei weitergibst.
Lesezeichen als Inhaltsverzeichnis: Beim Merge bekommt jede Quelldatei ein Lesezeichen. Es trägt den Dokumenttitel; nur wenn keiner gesetzt ist, nimmt das Tool den Dateinamen ohne .pdf. Ein aussagekräftiger Titel bzw. Dateiname zahlt sich deshalb aus — „Kapitel-3-Messwerte" liest sich in der Seitenleiste besser als „scan0042". Bringt die Quelle einen nichtssagenden Titel mit (etwa vom Scanner), hilft Umbenennen der Datei nicht.

Kleine Kniffe

Creator-Vorlagen wiederverwenden. Baust du regelmäßig ähnliche Dokumente (Angebote, Protokolle), sichere die Struktur einmal per Export JSON und lade sie beim nächsten Mal über Import JSON zurück — inklusive eingebetteter Bilder. Das spart das Neu-Zusammenklicken.
Blöcke duplizieren statt neu bauen. Im Creator hat jeder Block einen Duplicate-Knopf; eine fertig formatierte Tabelle oder ein Absatz ist so in Sekunden ein zweites Mal da.
Erst gliedern, dann ausfüllen. Add Block, Move up/Move down und Delete verwerfen im Creator alles, was du seit dem letzten Abgleich in die Blöcke getippt hast (abgeglichen wird etwa bei Generate PDF, Duplicate oder Export JSON; die vollständige Liste steht im Manual). Leg deshalb zuerst alle Blöcke in der richtigen Reihenfolge an und füll sie dann aus — oder klick vor jedem Umbau kurz auf Generate PDF.
Reihenfolge zählt beim Merge. Das gemergte PDF folgt strikt der Tabellenreihenfolge — sortier vor dem Klick auf Merge All, nicht danach.
Fit Mode pro Bild — zuletzt einstellen. Beim Images → PDF setzt du den Fit Mode je Bild in der Bildliste — praktisch, wenn ein Querformat-Foto „Fill" und ein Hochformat-Scan „Fit" braucht. Die Auswahl unter Default Fit greift im aktuellen Stand nicht, und jede Änderung an der Liste setzt alle Bilder auf „Fit" zurück. Füge also erst alle Bilder hinzu und stell dann die Fit Modes ein.
Querformat-Scans beim Merge drehen. Liegen die Seiten einer Datei quer, dreht Rotate pages by 90° in der Merge-Tabelle alle Seiten dieser Datei — vor dem Zusammenführen, ohne Umweg über ein anderes Programm.

Mit anderen JPKCom-Tools kombinieren

Die PDF Tools wandeln vorhandenen Input nach PDF — den Input erzeugst du am besten im passenden Spezial-Tool:

Markdown Editor — Markdown mit Live-Vorschau schreiben, dann hier im Convert-Tab nach PDF wandeln (durchsuchbarer Text).
WYSIWYG Editor — HTML visuell erstellen, das du anschließend als Simple HTML (durchsuchbar) oder Rich HTML (pixelgenau) konvertierst.
Graphic Editor — Bilder zuschneiden, skalieren und ins richtige Format bringen, bevor du sie mit Images → PDF bündelst.

Noch mehr Kontext: die Übersicht zum großen Bild, das Manual für jede Funktion und die Beispiele für die Schritt-für-Schritt-Abläufe. Ausprobieren kannst du alles direkt im Tool.